Jakie aplikacje usprawniają produktywność? 7 solidnych narzędzi

Jakiś czas temu pisaliśmy o prokrastynacji, a więc o odkładaniu zadań na potem - o przyczynach i konsekwencjach tego, niestety, coraz bardziej popularnego zjawiska. W tym tekście natomiast chcielibyśmy się skupić na produktywności i odpowiedzi na pytanie: jakie narzędzia pomagają być bardziej produktywnym w pracy?

Czym jest produktywność?

Produktywność oznacza wydajność w pracy, czyli stosunek wytworzonej produkcji (output) do wykorzystanych zasobów (input). Zatem jest to relacja włożonego wysiłku do efektów. Chodzi o to, aby zrobić więcej w krótszym czasie. W tym artykule skupimy się na narzędziach do codziennego stosowania, które zwiększają produktywność w pracy.

Do czego służy oprogramowanie zwiększające produktywność i jakie są jego korzyści?

Jeśli pracujesz nad projektem z innymi osobami z Twojego zespołu, przy pomocy odpowiednich narzędzi możesz np. zobaczyć, które zadania są w toku, które zakończone, a które wymagają użycia większej ilości, wspomnianych wcześniej, zasobów. Dzięki takim programom wszyscy wiedzą, co się dzieje w projekcie, mogą oznaczać ludzi i przypisywać im zadania oraz na bieżąco obserwować postęp. Narzędzia zwiększające produktywność wpływają pozytywnie na przejrzystość i wydajność pracy w zespole.

Do innych udogodnień, jakich dostarczają tego typu rozwiązania, należy:

1. Automatyzacja. Po co spędzać czas na powtarzalnych zadaniach, skoro bot może to zrobić szybciej i mniejszym wysiłkiem? Automatyzacja obejmuje, przykładowo, wysłanie maila klientowi z podziękowaniem za złożenie zamówienia oraz dodawanie zadań w Jirze dla nowych zadań w GitLabie.
2. Zarządzanie budżetami. Dzięki aplikacjom zwiększającym produktywność można również lepiej planować wydatki, dzielić budżet na konkretne segmenty pracy i na bieżąco go kontrolować.
3. Zarządzanie zespołami. Narzędzia umożliwiają błyskawiczne przypisywanie zadań, organizowanie pracy według priorytetów, tworzenie funkcjonalnych listy kontrolnych (np. z tablicą Kanban), przeglądanie osi czasu projektu oraz informowanie członków zespołu o postępach.
4. Zarządzanie czasem. Dzięki, między innymi, przypomnieniom i alertom kalendarza żadne zadanie nie zostanie pominięte. Co więcej, zostanie wykonane w określonym wcześniej czasie.
5. Wizualizacje. Grafy, wykresy i inne tego typu pomoce ulepszają wgląd w przepływ pracy nad projektami.
6. Mobilność. Wersje mobilne aplikacji pozwalają na ciągły dostęp do informacji projektowych. Skraca to czas na komunikację i umożliwia szybsze podejmowanie ważnych decyzji.

Aplikacje usprawniające produktywność

W komunikatorze Slack mamy w Droptica kanał #produktywność, gdzie dzielimy się pomysłami i aplikacjami, które mogą polepszyć efektywność naszej pracy. Poniżej opisujemy kilka z narzędzi rekomendowanych przez naszych pracowników.

1. Basecamp

To narzędzie do zarządzania projektami, którego celem jest bardziej produktywne i lepiej zorganizowane wspieranie całego zespołu specjalistów. Usprawnia komunikację, redukuje liczbę spotkań, a tym samym oszczędza czas.

Zapewne wielu z nas ma doświadczenie pracy zdalnej, która niekiedy okazuje się dość wymagająca. Szczególnie wówczas, gdy istotne informacje projektowe są rozsiane po wiadomościach e-mail, plikach, arkuszach kalkulacyjnych, czatach itp. Informacje się gubią i nie wiadomo, gdzie ich szukać. Z pomocą przychodzi Basecamp - aplikacja, w której można zebrać wszystko nad czym pracują członkowie zespołu.

Źródło: Basecamp

Tak jak widać na powyższej grafice, Basecamp pozwala dzielić projekt na segmenty. Jest tam platforma komunikacyjna, miejsce na zadania, planowanie, pliki oraz chat.

Twórcy narzędzia postawili sobie za cel zwiększenie kontroli nad przepływem komunikacji w projekcie. Zbyt liczne powiadomienia kradną uwagę i czas. Centralizując notyfikacje, Basecamp wspiera wspomnianą kontrolę nad przebiegiem całego procesu tak, aby wszyscy wiedzieli, co mają robić. Ta aplikacja zwiększająca produktywność pozwala zobaczyć całościowy obraz projektu, niezależnie od tego, czy jesteś dyrektorem generalnym, kierownikiem projektu, czy współpracownikiem.

2. Boost Note

Boost Note jest kolejnym narzędziem do zarządzania projektami, maksymalizującym prędkość pracy zdalnego zespołu. Wspiera komunikację programistów, devopsów i project managerów poprzez rozbudowane narzędzia do prowadzenia dokumentacji. Wśród licznych i bogatych funkcjonalności wymienić można:

• możliwość współpracy w czasie rzeczywistym,
• edytor ułatwiający pisanie specyfikacji technicznej za pomocą Charts.js, Mermaid, Latex, PlantUML i innych,
• możliwość korzystania z wielu widoków, takich jak tablica Kanban czy kalendarz, w zależności od potrzeb,
• możliwość tworzenia diagramów w dokumentach,
• dwukierunkowe łączenie dokumentów - osadzanie bloków dokumentów i generowanie linków wstecznych do połączonych dokumentów,
• multiplatformowość, czyli możliwość korzystania z narzędzia w wersji webowej, desktopowej oraz mobilnej.

Ważne również jest także to, że Boost Note można zintegrować z wieloma aplikacjami, takimi jak:

• GitHub,
• GitLab,
• Jenkins,
• AWS Lambda,
• Zoom,
• Miro,
• Slack,
• Jira.

Źródło: Boost Note

3. Workona

Jest to aplikacja do tworzenia elastycznych przestrzeni roboczych dla projektów. W chwili gdy praca pozostaje rozrzucona po całej przeglądarce, Workona łączy wszystko “jednym kliknięciem”. Narzędzie pozwala organizować notatki, zadania i dokumenty w jednym miejscu, aby sprawnie nimi zarządzać. Sprawdzi się więc doskonale w sytuacji, gdy jest zbyt wiele aplikacji i plików do przeszukiwania w ramach jednego projektu.

Jak zatem zorganizować swoją przestrzeń roboczą? Odsyłam do krótkiego filmu, po obejrzeniu którego wszystko będzie jasne.

4. Obsidian

Twórcy narzędzia Obsidian mówią, że ludzki mózg nie pracuje liniowo, a my cały czas przeskakujemy od pomysłu do pomysłu, dlatego Twój drugi mózg powinien działać tak samo.

Opracowali więc rozwiązanie przypominające mapę myśli, aby móc pokazać proces myślowy w postaci grafiki.

Źródło: Obsidian

Powyższa ilustracja obrazuje wiedzę w ramach danego zagadnienia, a także motywuje do tworzenia kolejnych powiązań, wyciągania wniosków i tworzenia notatek. Dzięki opcjom grupowania, filtrowania oraz wyświetlania, można widzieć i rozumieć wszystko po swojemu.

Elementy mogą być ze sobą łączone z wykorzystaniem linków zwrotnych, które będą przydatne do wyszukiwania notatek, odnoszących się do notatki, którą aktualnie piszemy. Ponadto są także linki wychodzące - Obsidian podpowiada, jakie jeszcze inne linki należałoby posiadać w danej notatce, a robi to na podstawie analizy linku zwrotnego.

Podobnie jak w przypadku wcześniej opisanych narzędzi, Obsidian także oferuje możliwość integracji z innymi aplikacjami - jest ich ponad 500.

5. Miro

A co, jeśli chcemy swoimi myślami dzielić się z innymi osobami i zrobić burzę mózgów? Z odpowiedzią przychodzi Miro - szybka, bezpłatna i prosta w obsłudze tablica internetowa, umożliwiająca zapisywanie i grupowanie pomysłów na żywo.

Źródło: Miro

Aplikacja posiada wiele opcji współpracy w czasie rzeczywistym i asynchronicznej kolaboracji zespołowej online. W zależności od potrzeby i charakteru spotkania, możemy wybrać odpowiedni szablon, np.:

• workshop,
• burza mózgów,
• Agile - ilustrowanie przepływu projektu,
• mapowanie.

Design Miro jest niezwykle atrakcyjny, co powoduje, że chętnie się korzysta z tego narzędzia Przykładem jest choćby opcja handwritten sticky notes. Dzięki aplikacji Stickies Capture możemy zrobić zdjęcie swojej tablicy i natychmiast przekonwertować je na edytowalne cyfrowe karteczki samoprzylepne w Miro.

6. Zapier

Kilka razy wspomnieliśmy o integracjach danego narzędzia z innymi, zewnętrznymi aplikacjami. Zapier stanowi rozwiązanie, dzięki któremu można to bardzo szybko uczynić. Należy w tym miejscu podkreślić, że można to zrobić bez pisania kodu, a więc angażowania programisty. Wszystko, co trzeba zrobić, to… połączyć jedną aplikację z drugą.

Źródło: Zapier

 

Jak widać wyżej, łączenie aplikacji jest niezwykle proste. Natomiast liczba możliwych połączeń przyprawia o zawrót głowy.

Nie pozostaje nam nic innego, jak zachęcić Cię do wypróbowania i stworzenie swojego Zapa, aby się przekonać, jak bardzo jest to pomocne i jak faktycznie pozwala zaoszczędzić czas na wykonywaniu powtarzających się czynności.

7. Todoist

Na koniec nie sposób nie wspomnieć o Todoist. Ta aplikacja sprawia, że wszystko jest zorganizowane, dzięki czemu można iść do przodu, zarówno w pracy zawodowej jak i z prywatnymi obowiązkami. Zadania tworzy się szybko, można definiować je jako powtarzalne i dzielić je na podzadania. Ponadto jest możliwość prioretyzacji zadań, dodawania ich do ulubionych oraz tworzenia etykiet.

Przeglądając stronę Todoist, naszą uwagę zwrócił także quiz: Which productivity method is right for you? Dzięki niemu możemy sprawdzić, z jakiej metody powinniśmy skorzystać, aby być bardziej produktywnymi.

Źródło: Todoist

Aplikacje usprawniające produktywność - Podsumowanie

Aplikacji polepszających produktywność jest wiele. Niektóre są płatne, a z innych można korzystać w ramach open source. Najważniejsze, żeby znaleźć takie narzędzie, które będzie spełniać oczekiwania indywidualne, jak i całego zespołu. Dlatego dobrze jest poświęcić trochę czasu, aby samodzielnie potestować różne rozwiązania.

W Droptica nie tylko dzielimy się radami dotyczącymi produktywności na wspomnianym kanale na Slacku, ale także wcielamy tego typu wskazówki w życie zapewniając naszym pracownikom odpowiedni hardware i software.

Sprawdź nasze bieżące rekrutacje i dołącz do naszego zespołu!