Co to jest zarządzanie projektami IT i jakie są jego narzędzia?

Zarządzanie projektem to proces, w którym osoba kierująca projektem, czyli project manager, planuje i sprawdza zadania wchodzące w skład projektu, a także odpowiednio przydziela zasoby. Zadaniem zarządzania projektami jest osiągnięcie celu projektu w wyznaczonym terminie i w określonym budżecie. W branży IT do osiągnięcia tych celów najczęściej stosuje się metodyki zwinne, pozwalające na płynną adaptację procesu i produktu do zmieniających się warunków otoczenia i oczekiwań klienta.

Czym jest zarządzanie projektami IT?

Zarządzanie projektami w IT różni się od tradycyjnego zarządzania projektami, ponieważ projekty oprogramowania mają specyficzny cykl życia, który wymaga wielu rund testowania, aktualizacji i opinii klientów. Większość projektów związanych z IT jest zarządzana metodykami zwinnymi (Agile), aby nadążyć za tempem biznesu i iterować w oparciu o informacje zwrotne od klientów i interesariuszy. Zwykle po wdrożeniu produktu praca zespołu IT nie kończy się, a rozpoczyna się etap wsparcia, który powinien trwać tak długo, jak długo istnieje produkt. W świecie IT trudno bowiem obejść się bez aktualizacji systemów, rozwijania funkcjonalności aplikacji czy poprawiania zabezpieczeń.

Planowanie projektu

Przed rozpoczęciem prac deweloperskich nad projektem przygotowuje się backlog produktu. Za ten element odpowiada product owner, czyli najczęściej klient, ewentualnie menadżer projektu, który opisuje oczekiwany rezultat we współpracy z klientem. Backlog jest zbiorem założeń projektu w postaci historii użytkownika, opisujących poszczególne funkcje i elementy produktu końcowego. Kiedy backlog jest gotowy - a przynajmniej zawiera wystarczającą liczbę historii, aby można było rozpocząć prace - menadżer projektu wraz z zespołem projektowym spotykają się w celu wybrania tych historii, które należy wykonać w pierwszej kolejności, oraz w celu wykonania estymacji ich pracochłonności.

Tworzenie harmonogramu

W przypadku małych projektów czasami udaje się wykonać pełną estymację całego projektu od początku aż do wdrożenia. Znacznie częściej jednak dzieli się pracę na etapy i wykonuje ją w tak zwanych sprintach (wcześniej określonych, stałych zakresach czasu). Estymacja pracochłonności poszczególnych zadań pozwala na określenie kosztu i terminu realizacji etapów lub całego projektu. Dzięki estymacji, znając dostępne zasoby, czyli wielkość i doświadczenie zespołu, można dość precyzyjnie zaplanować prace na przestrzeni kilku tygodni, a czasem nawet miesięcy.

Planowanie pracy zespołu projektowego wymaga wiedzy na temat przebiegu procesu. Praca poszczególnych członków zespołu może być od siebie zależna lub też może przebiegać równolegle. W przypadku tworzenia serwisów internetowych przygotowanie środowiska deweloperskiego i testowego nie ma związku z pracą zespołu graficznego, zatem mogą się odbywać równolegle. Natomiast nie można ułożyć harmonogramu testów produktu niezależnie od pracy zespołu programistów, ponieważ dopiero kiedy skończą budować poszczególne elementy, tester może sprawdzić ich działanie.

Znajomość procesu wraz z posiadaną już wiedzą o pracochłonności poszczególnych zadań pozwala na ułożenie prac na osi czasu i zarezerwowanie dostępności poszczególnych członków zespołu tylko w tym czasie, w którym aktywnie uczestniczą w procesie. Dzięki temu na pozostałych etapach prac mogą uczestniczyć w innych projektach.

Zarządzanie kosztami

Zarządzanie kosztami w zarządzaniu projektami to proces planowania, szacowania, budżetowania i kontrolowania kosztów projektu. Proces zarządzania kosztami umożliwia przewidywanie przyszłych wydatków w celu zmniejszenia prawdopodobieństwa przekroczenia budżetu. Przewidywane koszty są obliczane w fazie planowania projektu i powinny zostać zatwierdzone przed rozpoczęciem pracy.

Podstawowym elementem zarządzania kosztami jest określenie zasobów potrzebnych do realizacji wszystkich działań projektowych.

Alokacja zasobów

Doświadczony project manager jest w stanie sam określić, jakich członków zespołu będzie potrzebować do zrealizowania projektu. Niemniej zawsze dobrą praktyką jest omówienie zadania z zespołem przed rozpoczęciem projektu. Ma to na celu określenie, czy każdy posiada wystarczające kompetencje do realizacji dowolnego elementu projektu, czy też należy rozłożyć prace nie tylko według dostępności czasowej, ale również zgodnie z doświadczeniem i umiejętnościami poszczególnych członków.

Przy alokacji zasobów ważnym elementem jest też optymalizacja, pozwalająca zapobiegać przerwom w pracy poszczególnych osób. Jeżeli dany członek zespołu może wykonać tylko niektóre czynności i jego zadania w jakimś momencie się kończą, można przenieść go (czasowo lub na stałe) do innego zespołu, gdzie jego umiejętności zostaną wykorzystane w okresie nieaktywności na naszym projekcie.

Zarządzanie zadaniami

Zarządzanie zadaniami jest procesem monitorowania zadań projektu na wszystkich etapach, od początku do końca. Obejmuje ono podejmowanie decyzji dotyczących zadań tak, aby uwzględnić zmiany, które mogą wystąpić na bieżąco. Celem zarządzania zadaniami jest zawsze doprowadzenie do ich zakończenia.

Czym zajmuje się menadżer projektu?

Project manager zarządza projektami, czyli odpowiada za planowanie, realizację i wdrożenie danego projektu. Jest to osoba odpowiedzialna za organizację pracy zespołu, co nie oznacza, że musi być przełożonym członków tego zespołu. Jest szefem projektu, planuje czas i kolejność prac. Jest odpowiedzialny za efekt końcowy i dlatego uczestniczy w projekcie przez cały czas.

Menadżer projektu, powinien układać pracę nad projektem w czasie, ustalać kto bierze udział w projekcie i jakie będą zasady współpracy (np. częstotliwość spotkań zespołu, sposób tworzenia dokumentacji, obieg informacji, forma raportowania).

Osoba na tym stanowisku również często zarządza kosztami, na podstawie których może określić, co jest w zakresie projektu, a co poza nim. Wpływa także na jakość projektu, bo to od szefa projektu zależy, co będzie pokazane klientowi. Często to właśnie menadżer projektu zarządza przepływem informacji pomiędzy klientem a zespołem projektowym.

Przy dużych projektach jest to osoba niezbędna do prawidłowego przeprowadzenia projektu, a nieuwzględnienie PM w projekcie i cedowanie jego obowiązków na poszczególnych członków zespołu rzadko kończy się dobrze. Odpowiedzialność się rozmywa, brakuje obiegu informacji i istnieje ryzyko utraty bardzo dużej ilości czasu na rozwiązywanie konfliktów.

Przypisywanie zadań

W projektach IT bardzo ważne jest, aby zadania trafiały do odpowiednich osób. W zależności od metodyki działania albo członkowie zespołu sami wybierają zadania, które mogą zrealizować, albo przydziela je menadżer projektu. W praktyce zazwyczaj stosuje się do tego oprogramowanie do zarządzania projektami, ponieważ pozwala ono na przejrzystość projektu.

Raportowanie postępów z projektu

Jeśli projekt prowadzony jest w sprintach, raportowanie postępów odbywa się podczas Sprint Review lub Demo. Jest to spotkanie zespołu z interesariuszami lub klientem, na którym prezentowana jest praca wykonana podczas ostatniego sprintu i planowane są kolejne kroki. W przypadku projektów prowadzonych w innych metodykach niż zwinne, raportowanie zależy od ustaleń z klientem.

Raportowanie na każdym etapie projektu jest kluczowym elementem do jego pomyślnej realizacji. Klient często nie jest osobą ze świata IT, toteż jego wyobrażenia o produkcie, który otrzyma mogą odbiegać od rzeczywistych możliwości. Dlatego komunikacja z klientem powinna odbywać się na bieżąco, a wszelkie wątpliwości i przeszkody, które zespół spotka podczas realizacji projektu, powinny być sygnalizowane jak najszybciej.

Zarządzanie ryzykiem

Ryzyko projektowe to niepewne zdarzenie, które może, ale nie musi wystąpić w trakcie projektu. W zarządzaniu projektami zarządzanie ryzykiem to praktyka polegająca na identyfikowaniu, ocenie i zapobieganiu lub łagodzeniu zagrożeń dla projektu, które mogą potencjalnie wpłynąć na wynik. Menadżerowie projektu są zazwyczaj odpowiedzialni za nadzorowanie procesu zarządzania ryzykiem przez cały czas trwania projektu.

Prawdopodobnie jedno z najczęstszych ryzyk projektowych - ryzyko kosztowe - jest spowodowane złym planowaniem budżetu, niedokładnym oszacowaniem kosztów i rozszerzeniem zakresu. Ryzyko jest większe, gdy klienci oczekują dużo, mimo że projekt ma niewiele zasobów. Ryzyko kosztowe może prowadzić do innych ryzyk projektowych, takich jak ryzyko utrzymania harmonogramu czy ryzyko wykonania.

Narzędzia do zarządzania projektami IT

Używanie narzędzi do zarządzania projektami pozwala uniknąć ciągłego przełączania się między pocztą email, arkuszami kalkulacyjnymi i różnego rodzaju „to do” listami. Narzędzia do zarządzania projektami integrują wszystkie najważniejsze funkcje potrzebne do prawidłowego obiegu informacji w zespole, komunikacji z klientem i wglądu w postęp prac. Pozwalają zebrać w jednym miejscu plany, pliki, szczegóły projektu oraz informacje zwrotne.

Jira

Jira jest obecnie jednym z najpopularniejszych i najbardziej rozbudowanych narzędzi do prowadzenia projektów IT. Umożliwia przejrzyste zarządzanie projektem i zasobami, pozwala na prowadzenie projektów w wielu metodykach, w zależności od przyjętej konfiguracji. Umożliwia układanie pracy w czasie, monitorowanie przepracowanych godzin nad poszczególnymi zadaniami, a także pracę z klientem przy zgłaszaniu błędów.

Źródło: Atlassian

Zadania mają różne typy, można je grupować w większe historie lub epiki. Jira pozwala budować zależności między zadaniami, czyli np. układać je w odpowiedniej sekwencji do realizacji. To narzędzie można również wzbogacić o wiele dodatków, umożliwiających generowanie rozmaitych raportów, które pozwalają bardzo szybko i sprawnie wychwycić problemy z realizacją projektu.

Asana

Asana jest dużo prostszym narzędziem do zarządzania pracą. Jego interfejs jest przyjazny zarówno dla osób z zapleczem technicznym, jak i tych niezwiązanych z branżą IT.

Program ten pozwala na tworzenie zadań w układach listy, tablicy kanbanowej, na osi czasu lub w kalendarzu. Pomiędzy tymi elementami można przełączać się w dowolnym momencie. Zadania można grupować w sekcje, przypisywać członkom zespołu i ustawiać terminy realizacji. W wersji płatnej dostępne są narzędzia do raportowania, tworzenia zależności między zadaniami czy bardziej zaawansowane ustawienia prywatności.

Źródło: Asana

Prowadzenie złożonych projektów IT za pomocą Asany może wymagać używania dodatkowych, zewnętrznych narzędzi. Jednak do organizacji codziennej pracy dowolnego zespołu, narzędzie to jest czytelne, funkcjonalne i bardzo łatwe w obsłudze, co jest niewątpliwą przewagą nad Jirą.

Mantis Bug Tracker

Mantis Bug Tracker jest darmowym oprogramowaniem typu open source, służącym do tworzenia zadań i zarządzania nimi. Jego funkcjonalność ogranicza się do listy zadań, bez wykresów czy raportów. Nie jest to jednak lista typu „to do”, ponieważ w zadaniach znajdują się liczne pola do wypełnienia, typowe dla zgłoszeń błędów, np. powtarzalność, priorytet, widoczność oraz status.

Źródło: MantisBT

Można skorzystać z tego narzędzia do poprowadzenia projektu od początku do końca w przypadku projektów o niskiej złożoności. Ze względu na swoją konstrukcję, to narzędzie wydaje się najbardziej optymalne do prowadzenia wsparcia i bieżącej obsługi klientów, kiedy dodatkowe elementy, jak raporty czy logowanie czasu pracy, nie są niezbędne.

Feng Office

Feng Office jest narzędziem skierowanym bardziej do zarządzania całą firmą niż tylko projektami IT. Poza zarządzaniem zadaniami projektu, program ma wbudowane funkcje, np. klienta poczty, repozytorium plików, zarządzanie dokumentami, bazę klientów i kontaktów.

W zakresie prowadzenia projektów, Feng Office działa podobnie do innych narzędzi, pozwala tworzyć zadania, łączyć je w grupy, przypisywać użytkownikom oraz monitorować postęp prac, m.in. za pomocą wykresu Gantta. Pozwala również na generowanie licznych raportów, m.in. finansowych, poziomu realizacji projektu, przepływu zadań w czasie itp.

Źródło: Feng Office

W wersji darmowej Feng Office umożliwia korzystanie z podstawowego pakietu elementów, w wersjach płatnych jest to bardzo rozbudowany system do zarządzania.

OpenProject

OpenProject jest darmowym (w wersji community), open source’owym oprogramowaniem do prowadzenia projektów. Podobnie jak wszystkie narzędzia tego typu pozwala na ustawienie przepływu zadań projektu poprzez dodanie bardzo licznych statusów, wraz z dostępnymi wariantami ich przepływu. Jednak w wersji darmowej narzędzie nie udostępnia tablicy kanbanowej, jest to funkcja płatna.

Źródło: OpenProject

OpenProject umożliwia monitorowanie czasu pracy, przypisywanie odpowiednich stawek do użytkowników, a co za tym idzie automatyczne generowanie kosztów projektu. Już w wersji bezpłatnej jest bardzo rozbudowanym narzędziem, a pakiety komercyjne wzbogacają je o kolejne, bardzo funkcjonalne elementy.

Zarządzanie projektami IT - podsumowanie

Prowadzenie projektu IT ciągnie za sobą wiele wyzwań, dlatego powstały narzędzia, które wspomagają pracę project managerów oraz całego zespołu. Narzędzia te różnią się od siebie funkcjonalnościami i wybór najskuteczniejszego z nich w danym projekcie zależy od wszystkich osób zaangażowanych w realizację projektu. Najważniejsze jest jednak to, aby nie tracić z oczu celu projektu i wszystkimi podejmowanymi działaniami stale zmierzać do jego osiągnięcia. 

Lubisz wyzwania związane z zarządzaniem projektami? Zobacz nasze aktualne oferty pracy.