Prokrastynacja - co tak naprawdę znaczy i jak przeszkadza nam w pracy?

Jutro, potem, za kilka dni - niemal każdemu z nas zdarzyło się czasem odkładać na później różne obowiązki. Mimo że, zgodnie ze starą prawdą, co się odwlecze, to nie uciecze, mamy świadomość, że do odłożonej sprawy trzeba będzie wrócić. Jednak nie potrafimy zacząć i taki stan trwa. A może nie chcemy czegoś zrobić, bo jesteśmy leniwi? Niekoniecznie. Wszystkiemu może być winna prokrastynacja.

Co to jest prokrastynacja?

Prokrastynacja to ciągłe przekładanie zadań na przyszłość, które staje się permanentnym wzorem zachowania. W odróżnieniu od wspomnianego lenistwa, bywającego przecież niekiedy słodkim, prokrastynacja traktowana jest współcześnie jako zaburzenie psychiczne, powodujące dyskomfort oraz poczucie winy. Lenistwo może stanowić nagrodę za wykonaną pracę i być czasem ładowania baterii przed podjęciem nowych zadań, zaś będąc proskratynatorem za tę samą pracę nie umiemy w ogóle się zabrać. Nie należy usprawiedliwiać lenistwa, bowiem ma ono również swoje ciemne strony - może wynikać z braku siły lub motywacji... Nie należy także mylić osoby leniwej z kimś, kto doświadcza prokrastynacji, gdyż ci drudzy bywają ludźmi bardzo ambitnymi i dążącymi do celu.

Znamienne w prokrastynacji jest to, że osoba odkładająca zadania jest przekonana, że staną się one łatwiejsze. Jednak, jak łatwo się domyślić, kiedy następnego dnia nic takiego się nie wydarza, a zadania nie są prostsze, to… ponownie je odkłada. Obowiązki się nawarstwiają, co zaś dodatkowo demotywuje i powoduje stres. Nagle okazuje się, że ilość odłożonych zadań przytłacza o wiele bardziej, niż niemożność zrobienia pierwszego kroku celem wykonania pierwszego zadania z listy.

Źródło: Ib Zine

Prokrastynacja w pracy

To chorobliwe odwlekanie dotyka wielu sfer życia. Jednakże właśnie w pracy może być najbardziej brzemienne w skutkach. Nieterminowe, a tym samym bardzo prawdopodobne, że niedbałe realizowanie zadań, może w konsekwencji doprowadzić do utraty stanowiska. Dlaczego więc, mimo tej świadomości, tak czasami się dzieje?

Przyczyny prokrastynacji

Jest ich wiele. Zalicza się do nich, między innymi, perfekcjonizm, strach przed porażką, lęk przed krytyką, niska samoocena, problemy z koncentracją, depresja, a nawet ADHD. Poniżej wymienimy te najczęstsze, które destruktywnie wpływają na życie zawodowe.

Strach przed porażką. Kiedy prokrastynator uznaje, że zadanie jest zbyt trudne, odsuwa je w czasie, a tym samym oddala ryzyko porażki. Są bowiem osoby wyjątkowo nieradzące sobie z negatywną informacją zwrotną, której wizja ich paraliżuje. Swoją energię wolą spożytkować na “miganie się”, np. poprzez przedłużanie wykonywania już trwających zadań albo - w skrajnych przypadkach - niestawianie się do pracy na podstawie zwolnienia chorobowego. Strach przed porażką usprawiedliwiany jest wówczas brakiem wystarczających kompetencji, wiedzy lub sił na realizację zadania.

Nieumiejętność (i niechęć) określania priorytetów. Prokrastynatorzy mają tendencję do zabierania się za zadania najłatwiejsze i pozostawiania tych trudniejszych na koniec. Priorytetyzacja (jeśli o takiej można w tym przypadku w ogóle powiedzieć) jest zatem przekłamywana. Efektem takiego podejścia jest sytuacja, w której pracownik dochodzi do wniosku, że i tak zabraknie czasu na wywiązanie się z obowiązków, dlatego lepiej ich nie zaczynać.

Nadmiar obowiązków. Duża ilość zadań potrafi sparaliżować, ale uczucie przytłoczenia może również mieć miejsce w ramach jednego, kompleksowego zadania. Wrażenie, że nie sprosta się wyzwaniu staje się dominujące, a wówczas prokrastynator bardzo łatwo wpada w pułapkę opisanego wyżej wątku, dotyczącego określaniu priorytetów.

Brak motywacji. Rozróżnić tu należy dwa rodzaje motywacji: wewnętrzną oraz zewnętrzną. O tej pierwszej mówimy, gdy pracownik czerpie satysfakcję z działania, które wymaga twórczego podejścia. Poszukuje wtedy informacji i sięga do różnych źródeł. Natomiast o drugim typie motywacji powiemy, kiedy dla pracownika liczy się nagroda: prestiż, benefity, pieniądze. Dla prokrastynatora wewnętrzne umotywowanie działań może przytłaczać, choćby ze względu na konieczność zaplanowania poszczególnych zadań i wizję włożenia wysiłku, co w mniemaniu tej osoby wyklucza wszelką satysfakcję. Brak zewnętrznej motywacji zaś może wynikać z faktu, że prestiż jest nieadekwatny do poświęconej energii, a benefity lub pieniądze będą niewystarczające. Wszystko to powoduje niechęć, aby zabrać się do pracy.

Problem z koncentracją. W świecie wszechobecnych rozpraszaczy nawet osobie, która nie zmaga się z chorobliwym odwlekaniem może być trudno się skupić. Co więc ma powiedzieć prokrastynator “atakowany” informacjami z ekranu komputera czy telefonu? A jeśli dodać do tego intensywny plan dnia wypełniony spotkaniami, dokończenie zadania może urosnąć do rangi zdobycia szczytu Himalajów. Prokrastynator nie potrafi skutecznie się “wyłączyć”, aby podjąć się działania.

Zmęczenie. Niby prozaiczna sprawa, a jednak… Niewystarczająca ilość snu, zła dieta, stosowanie używek, zbyt mała aktywność fizyczna. Pracownik może nie być nawet świadomy, że przyczyn prokrastynacji powinien upatrywać właśnie w tej sferze. Odwlekanie zadań usprawiedliwia wtedy tym, że jest za bardzo zmęczony.

Źródło: KRD

Skutki prokrastynacji

Skutki odkładania mogą być krótko- i długotrwałe, społeczne, psychologiczne, zawodowe, finansowe… Wymieniać można wiele. Skutki mogą przypominać efekt domina - upadają kolejne elementy. Zatem liczne sfery życia narażone są na poważny uszczerbek na jakości.

Utrata stanowiska, zmniejszenie dochodów

Wspomniana wcześniej utrata pracy to jedna z wielu konsekwencji odwlekania zadań. Trudno bowiem, aby pracownik w dłuższej perspektywie utrzymał się na stanowisku w sytuacji, gdy nie będzie na czas wywiązywał się ze swoich obowiązków albo nie wywiązywał się z nich wcale.

Do ciekawych wniosków doszli amerykańscy naukowcy, którzy na podstawie badań wyliczyli, że w zdefiniowanej uprzednio grupie aż 57% osób bezrobotnych wykazywało cechy prokrastynacyjne. Ustalili ponadto, że wzrost zaledwie o jeden punkt w 5-punktowej skali mierzącej skłonność do odwlekania wiąże się ze spadkiem wynagrodzenia o około 15000 USD.

Negatywne skutki prokrastynacji dotykają także pracodawcę. Obniża ona bowiem produktywność zespołu: pracownicy spędzają dużą część swojego dnia na marnowaniu czasu i często spieszą się z wykonaniem zadań tuż przed terminami, co może prowadzić do zaniżenia wyników pracy. Co więcej, ponieważ prokrastynacja może sprawić, że ludzie będą bardziej sfrustrowani i zestresowani, może również spowodować, że zechcą odejść z firmy. A gdy zwlekanie z podejmowaniem decyzji doświadczy osoby na stanowiskach kierowniczych, niedaleko już stąd do paraliżu organizacji.

Spowolniony rozwój osobisty

Niemal każda sfera życia zawodowego wymaga ciągłej nauki, doskonalenia, zdobywania nowych umiejętność. Jeśli na przykład programista nie będzie rozwijał swoich kompetencji, w pewnym momencie grozi mu stagnacja, a część wiedzy, którą dotychczas zdobył, okaże się nieaktualna lub nieprzydatna.

Problemy w relacjach interpersonalnych

Prokrastynacja może prowadzić do problemów w relacjach ze współpracownikami, na przykład poprzez permanentne niewywiązywanie się na czas z części wspólnych zadań. Może prowadzić do problemów w relacjach z przyjaciółmi, na przykład poprzez spóźnianie się na wydarzenia towarzyskie  A jeśli ktoś odkłada nieustannie obowiązki domowe, spokój i stabilność życia rodzinnego stają się zagrożone.

Pogorszenie stanu zdrowia psychicznego i fizycznego

Zwlekanie wywołuje problemy ze zdrowiem psychicznym, takie jak stres, a także kłopoty ze zdrowiem fizycznym, np. zwiększoną zachorowalność. Ponadto określone rodzaje prokrastynacji są związane z danymi typami problemów zdrowotnych. Na przykład prokrastynacja przed snem, która polega na niepotrzebnym opóźnianiu pójścia spać, obniża jakość snu, a tym samym odpowiada za zwiększone zmęczenie.

Wzrost prokrastynacji w przyszłości

Ze względu na swoja naturę błędnego koła prokrastynacja na różne sposoby zwiększa prawdopodobieństwo przyszłej prokrastynacji. Osoba wpada wówczas w samonapędzające się cykle. Gdy na przykład ktoś wielokrotnie odkłada wykonanie zadania z powodu niepokoju, po pewnym czasie będzie bardziej niespokojny, jeśli chodzi o radzenie sobie z nim, co może zwiększyć prawdopodobieństwo, że w przyszłości ponownie odłoży wykonanie zadania.

Żródło: Styl Zdrowia

Metody zwalczania prokrastynacji

Walka z prokrastynacją jest konieczna. Nie taki jednak diabeł straszny jak go malują. Owszem, będzie to wymagało wysiłku - przede wszystkim nauczenia się systematyczności. Na szczęście istnieją narzędzia, które mogą w tym pomóc. Jednak zanim zaczniesz, sprawdź, czy jesteś osobą, która doświadcza prokrastynacji.

Najlepiej będzie przygotować listę i odpowiedzieć na pytania:

• Jak często odkładasz zadania na później?
• W jakich sytuacjach i jakie zadania opóźniasz?
• Czy czujesz dyskomfort, lęk lub stres z powodu odwlekania i niepodejmowania obowiązków?
• Czy dostałaś/dostałeś ostatnio negatywny feedback związany z niezrealizowaniem w czasie jakiegoś zadania?
• Jak i czy w ogóle podejmujesz nowe wyzwania? Czy chętnie poświęcasz czas na zdobywanie wiedzy? Czego nowego się ostatnio nauczyłaś/nauczyłeś (kiedy to zaplanowałaś/zaplanowałeś i w jakim czasie to zostało przeze Ciebie ukończone)?

Odpowiadając na powyższe pytania, dość łatwo i szybko zdiagnozujemy problem. Jeśli bowiem choćby w jednym punkcie odpowiedź będzie sugerować prokrastynację, warto pochylić się nad tematem i zacząć korzystać z poniższych metod i wskazówek.

Planuj, nadawaj priorytety i dziel pracę na podzadania

• Spisz to, co musisz zrobić. Zobaczysz wówczas wszystkie obowiązki w perspektywie określonego czasu, a więc określisz główne cele oraz terminy.
• Nadaj zadaniom priorytety tak, aby zacząć od najtrudniejszego. Bardzo ważne jest w zwalczaniu odkładania na później, żeby podjąć się rzeczy wymagającej największego wysiłku, a więc tej, która może zabrać najwięcej czasu. Możesz w tym celu użyć np. Todoist, gdzie wspomniane priorytety dopisuje się konkretnym zadaniom i zaznacza się je pod konkretną datą w kalendarzu. W podobny sposób działa Trello, gdzie możesz tworzyć tablice z zadaniami. Warto również zastanowić się nad korzystaniem z Jira, w której można tworzyć podzadania, definiować sprinty, a więc terminy ukończenia zadań, oraz kontrolować i analizować czas poświęcony na daną czynność.
• Określ, ile czasu zabierze konkretne zadanie. Uważaj jednak w tym miejscu, żeby ten czas nie był zbyt długi, a jeśli to zadanie jest faktycznie kompleksowe, podziel je na podzadania, również nadając im priorytety oraz dokonując estymacji czasu.

Wyeliminuj rozpraszacze i skorzystaj z Pomodoro

• Ogranicz korzystanie i dostęp do mediów społecznościowych. To jeden z najgroźniejszym rozpraszaczy, który atakuje najczęściej, ale tylko dlatego, że ma na to nasze przyzwolenie.
• Zamiast definiować w telefonie ustawienia powiadomień, po prostu odłącz smartfona od Internetu. Ustaw timer i czas, po upłynięciu którego znów podłączysz się do sieci.
• Natomiast na laptopie możesz skorzystać np. z rozszerzenia do Chrome StayFocused, dzięki któremu na określony czas można blokować konkretne witryny.
• Znasz metodę Pomodoro? W ramach tej techniki dzielisz pracę na 25 minutowe bloki i 5 minutowe przerwy. Po wykonaniu czterech bloków zrób sobie 20 minutową przerwę. Dzięki temu koncentrujesz się na zadaniu, a dodatkowo wyznaczasz sobie rytm.

Źródło: Lepszy Manager

Komunikuj i planuj feedbacki

• Powiadom współpracowników i przełożonych o swojej walce z prokrastynacją, a tym samym o chęci zwiększenia własnej produktywności. Nie pozostaniesz osamotniony/osamotniona na polu bitwy i z pewnością będziesz mógł/mogła liczyć na wsparcie i koleżeńską kontrolę, choćby w formie pytania: “no i jak Ci idzie?”.
• Zaplanuj feedbacki dotyczące swojej pracy po wprowadzeniu zmian. Dowiaduj się, w jakim stopniu poprawiła się jakość Twojej pracy, na co zwrócić jeszcze uwagę i położyć akcent w najbliższej przyszłości. Może jednak za dużo było zadań w pierwszym podejściu i w następnym tygodniu lub miesiącu, należy ich wziąć mniej? Rozmawiaj, testuj i wprowadzaj zmiany. W ten sposób przekierujesz swoją energię na skuteczniejsze planowanie i jeszcze bardziej zagłębisz się w temat wyeliminowania odkładania zadań na później .

Daj sobie prawo do popełniania błędów i nagradzaj siebie

• Nie od razu Kraków zbudowano. Jeśli się okaże, że coś w planie było złe, nie czuj z tego powodu frustracji, ale pomyśl, co zrobić, żeby następnym razem takiego błędu nie popełnić. Zamiast więc się karać…
• ...nagradzaj siebie za każdym razem, gdy zrealizujesz plan. Ulubiony serial? Wyjście ze znajomymi? Dłuższa przejażdżka na rowerze? Nagród może być wiele. Pamiętaj, że musisz też odpoczywać i ładować akumulatory. A może to jest właśnie ta chwila na słodkie lenistwo?

Prokrastynacja - podsumowanie

Na koniec wspomnę jeszcze o pracy zdalnej, która na niektórych wpływa bardzo dobrze, a na innych destruktywnie. Ci drudzy mogą wpaść w pułapkę prokrastynacji, dlatego ważne jest, żeby praca na odległość była dobrze zorganizowana.

Niezależnie jednak od tego, czy pracujesz z domu czy w biurze, jeśli ostatnio zauważyłeś/zauważyłaś zmiany w jakości i wynikach własnej pracy, nie zwlekaj i przeanalizuj swoją efektywność oraz styl wykonywania obowiązków. Im szybciej podejmiesz odpowiednie kroki, tym prędzej poradzisz sobie z odkładaniem na później.