Mierzenie czasu pracy - jakie narzędzia polecamy?
Mogłoby się zdawać, że monitorowane czasu pracy jest pomysłem całkiem świeżym, związanym z rozpowszechnieniem pracy zdalnej w ostatnich latach. W rzeczywistości jednak, narzędzia i aplikacje do śledzenia czasu pracy były stosowane przez firmy znacznie wcześniej. Jaki cel ma mierzenie czasu pracy pracowników i w jaki sposób można to robić?
Po co mierzymy czas pracy?
Na monitorowanie czasu pracy decydują się zarówno duże przedsiębiorstwa, jak i wolni strzelcy. Pracodawca może wymagać od zatrudnianej osoby stosowania wybranej przez niego aplikacji do monitorowania czasu pracy. Jeśli tego nie nakazuje, nie znaczy wcale, że nie możesz zdecydować się na używanie takiego narzędzia z własnej woli. Może to bowiem całkiem pozytywnie wpłynąć na Twoją wydajność, ale także na samopoczucie i zadowolenie z czasu spędzanego w pracy. Istnieje wiele aplikacji do mierzenia czasu, które możesz wypróbować na własną rękę, prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą lub pracując zdalnie z własnego domu.
Ale dlaczego właściwie warto monitorować swój czas pracy? Pracownicy robią to głównie w trosce o higienę własnej pracy i poprawę efektywności. Jeżeli więc masz wrażenie, że możesz wykonywać swoje obowiązki zawodowe sprawniej lub że za długo ślęczysz nad komputerem, przetestuj jeden z dostępnych na rynku programów do monitorowania efektywności. Do zalet korzystania z aplikacji do mierzenia czasu pracy należy:
- Brak konieczności codziennego składania raportów z postępów w pracy. Przede wszystkim musisz wiedzieć, że Twój pracodawca ma obowiązek prawny ewidencjonowania czasu pracy w ten czy inny sposób. Zresztą śledzenie czasu pracy to jedna z czynności, która pozwala na zachowanie transparentności, która jest jedną z najważniejszych cech współczesnej wysokiej kultury organizacyjnej firmy. W wielu firmach pracownicy muszą raportować zadania wykonane w ciągu dnia pracy. Ten obowiązek zabiera cenny czas, który możesz zaoszczędzić, korzystając z odpowiedniego narzędzia do monitorowania czasu, które zautomatyzuje i w dużym stopniu uprości tworzenie takiego raportu.
- Lepsza organizacja pracy — dostęp do szczegółowych danych na temat swojej aktywności w ciągu dnia pozwoli Ci uzyskać większą kontrolę nad swoim czasem, lepiej planować swoją pracę i szybciej wykonywać zadania.
- Łatwość rozliczania współpracy na godziny — narzędzie do mierzenia czasu przyda się także tym osobom, które pracują w ramach kontraktów B2B, umów zlecenie i o dzieło, lub po prostu biorą udział w wielu projektach, dla których muszą tworzyć szczegółowe raporty. Aplikacja do monitorowania czasu pracy ułatwi Ci sprawdzenie, ile czasu poświęcasz na konkretny projekt.
- Realizacja koncepcji work-life balance — urządzenie do monitorowania czasu pracy może także umożliwić Ci utrzymanie równowagi pomiędzy pracą, a życiem prywatnym w dobie pracy zdalnej.
Nie ulega wątpliwości, że w przypadku pracy zdalnej (lub pracy na własny rachunek) trudno czasami oddzielić czas na pracę od czasu wolnego. Specjalista regularnie mierzący czas swojej pracy ma świadomość tego, ile czasu poświęca na wykonywanie swoich obowiązków i kiedy spada jego efektywność. Sprawdzanie, jak wiele godzin poświęcamy na pracę, może pomóc nam zwiększyć efektywność i lepiej zarządzać swoim czasem.
Przydatne narzędzia w formie aplikacji
Istnieje wiele ciekawych aplikacji do monitorowania czasu pracy na komputerze i urządzeniach mobilnych. Wiele z nich ma wersje próbne, dzięki którym możesz wypróbować ich funkcjonalności. Część narzędzi możesz zintegrować z innymi aplikacjami lub systemami, tak aby łatwiej było Ci nimi zarządzać.
1. Jira — Tempo
Tempo jest zewnętrznym rozszerzeniem do Jiry, które służy do mierzenia czasu pracy. Jeżeli już stosujesz Jirę do zarządzania swoimi projektami, Tempo będzie naturalnym wyborem ze względu na łatwość integracji. Tempo można zintegrować także z innymi narzędziami (np. z kalendarzem Google lub Office 365).
Ta aplikacja pozwala nie tylko na mierzenie czasu wykonywania obowiązków zawodowych, ale także posiada szereg dodatkowych, przydatnych narzędzi, takich jak planner do lepszej organizacji zadań, funkcjonalność umożliwiającą śledzenie wydatków firmowych, możliwości raportowania i wiele innych. Decydując się na skorzystanie z tego oprogramowania, możesz wybrać spośród dostępnych funkcjonalności te, których potrzebujesz.
Źródło: Jira-Tempo
2. Toggl
Toggl to proste i wygodne narzędzia umożliwiające monitorowanie czasu pracy nad konkretnym zadaniem lub projektem. Ta aplikacja może być zintegrowana z ponad setką innych popularnych rozwiązań biznesowych, co sprawia, że możesz bez trudu wdrożyć ją do swojej codziennej pracy.
Toggl jest bardzo wygodny i łatwy w stosowaniu, nawet dla osoby nieobytej z aplikacjami biznesowymi. Możesz rozpocząć monitorowanie czasu pracy na komputerze, telefonie lub na smartwatchu. To narzędzie do mierzenia czasu pracy jest dostępne w wersji darmowej, która sama w sobie zawiera całkiem sporo ciekawych rozwiązań. Możesz skorzystać z niej, aby przetestować podstawowe funkcjonalności lub poprosić o wersję demo, jeżeli interesuje Cię wersja premium, dająca dodatkowe możliwości.
Źródło: toggl.com
3. Harvest
Poza mierzeniem czasu pracy, aplikacja Harvest pomaga także w jej organizowaniu, umożliwiając ustawienie zautomatyzowanych przypomnień o nadchodzących zadaniach. W skład tego oprogramowania wchodzą narzędzia analityczne i funkcje pozwalające na monitorowanie wydatków. Korzystając z nich, możesz lepiej zarządzać swoją pracą, pracą ewentualnych współpracowników i budżetem. Harvest wspiera integrację z wieloma innymi, znanymi rozwiązaniami, mogącymi usprawnić Twoją pracę.
Aplikacja pozwala na monitorowanie czasu pracownika na różnych urządzeniach. jest dostępna za darmo przez 30 dni, bez konieczności podawania numeru karty płatniczej. Możesz więc łatwo przetestować jej funkcjonalności.
Źródło: harvestapp.com
4. Clockify
Jest to narzędzie do mierzenia czasu, oferujące także grafiki pracy, proste rozwiązania ułatwiające zarządzanie projektami i raportowanie. Mimo dodatkowych, ciekawych funkcjonalności, Clockify jest proste i nastawione przede wszystkim na śledzenie czasu pracy. Z jego wykorzystaniem można łatwo zobaczyć, ile czasu poświęca się na wykonywanie konkretnych zadań.
Clockify jest dostępne w wersji darmowej i płatnej. Ważną zaletą darmowej wersji tego narzędzia jest to, że może z niego korzystać nielimitowania liczba użytkowników. Możesz więc zaprosić do stosowania tej aplikacji znajomych ze swojego zespołu. Oprogramowanie występuje jako dodatek do przeglądarki (Chrome, Firefox), aplikacja desktopowa (Mac, Linux, Windows) i mobilna (Android, iOS).
Źródło: clockify.com
5. Replicon
Replicon to zaawansowane oprogramowanie do mierzenia czasu pracy, które świetnie sprawdzi się w dużej firmie. Może się jednak także przydać osobom świadczącym usługi w modelu B2B lub managerom prowadzącym większe projekty. System ten da się również zintegrować z wieloma popularnymi narzędziami, takimi jak Jira czy Slack.
Rozwiązanie ma wiele bardzo przydatnych funkcjonalności, np. możliwość ewidencjonowania czasu pracy z uwzględnieniem nadgodzin i obliczanie wynagrodzeń na tej podstawie. Jeżeli współpracujesz z firmą jako samodzielny specjalista prowadzący własną działalność, narzędzie to może zastąpić Ci także system do fakturowania. Ponadto służy ono do raportowania, zarządzania budżetem i codzienną pracą, więc zawiera praktycznie wszystko, czego możesz potrzebować do sprawnego zarządzania swoim czasem.
Źródło: replicon.com
Przydatne narzędzia fizyczne
Coraz więcej osób decyduje się na usunięcie nowych technologii ze swojego otoczenia. Niektórzy po prostu redukują liczbę stosowanych na co dzień aplikacji, a inni wymieniają swoje smartfony na minimalistyczne telefony i zegarki. Usunięcie urządzeń emitujących niebieskie światło lub wysyłających ciągłe powiadomienia może pomóc Ci lepiej skupić się na wykonywanych zadaniach, a także wyciszyć i pozbyć się stresu. Na rynku jest dostępnych wiele timerów, zegarków i stoperów, które mogą zostać wykorzystane do fizycznego mierzenia czasu pracy.
Usunięcie ze swojego otoczenia zbędnych urządzeń elektronicznych ma wiele zalet. Istotną wadą alternatywnych rozwiązań mechanicznych jest jednak to, że nie pokazują one, ile czasu spędzasz na wykonaniu konkretnych zadań, więc jeżeli chcesz analizować swój styl pracy, musisz ręcznie zbierać dane.
O czym warto pamiętać, decydując się na wdrożenie rozwiązań do monitorowania czasu pracy?
Pracowanie „na czas” może być w pierwszym momencie stresujące. Nie poddawaj się temu uczuciu — daj sobie chwilę, aby przyzwyczaić się do nowego trybu pracy. Pamiętaj, że aplikacja do mierzenia czasu pracy to narzędzie, które ma pomóc Ci zwiększyć swoją świadomość odnośnie własnej efektywności i ułatwić wywiązywanie się z obowiązków zawodowych, bez poświęcania na nie swojego czasu prywatnego.
Jeżeli decydujesz się na zastosowanie narzędzia do monitorowania czasu pracy dla własnego komfortu, pamiętaj, że pierwsza darmowa aplikacja może nie być tą najlepszą. Zacznij od fazy testów. Istnieje wiele rozwiązań, więc możesz sprawdzić kilka. Wdrożenie takiej aplikacji do swojej codzienności na stałe ma sens tylko wówczas, kiedy widzisz pozytywne efekty jej stosowania. Niektóre narzędzia mogą mieć przydatne, dodatkowe funkcjonalności, które usprawnią i uprzyjemnią Twoją pracę.
Mierzenie czasu pracy — podsumowanie
W ostatecznym rozrachunku, wdrożenie monitorowania czasu pracy do swojej pracowniczej codzienności może pomóc Ci pokonać prokrastynację. Wybierając narzędzie do mierzenia czasu pracy, warto zapytać siebie, do czego będziemy je używać. Jeżeli chcesz po prostu zapanować nad swoim czasem, uświadomić sobie, ile pracujesz, mechaniczne narzędzie będzie wystarczające. W innym przypadku lepiej rozważyć aplikację z funkcjonalnościami, które będą odpowiadały Twoim indywidualnym potrzebom i oczekiwaniom.
Cenisz sobie uporządkowany system pracy? Zobacz, jak wygląda typowy dzień pracy w Droptica.
