Mikrozarządzanie - czym jest i jak wpływa na pracę zespołu?

Termin zarządzanie znany jest zapewne niemal każdemu, ale o mikrozarządzaniu słyszymy już niezbyt często. A powinniśmy, bowiem zarządzanie z przesadną dbałością o detale jest niebezpieczne w codziennej pracy. 

Co to jest mikrozarządzanie?

Tak jak wspomnieliśmy wyżej, mikrozarządzanie jest przesadną dbałością o detale, a także za dużą kontrolą pracowników oraz nazbyt drobiazgowym śledzeniem postępów realizowanych przez nich zadań. Gdyby z wcześniejszego zdania usunąć: przesadna, za duża i nazbyt, nawet nie byłoby tak źle, ale diabeł tkwi w szczegółach.

W tym tekście skupimy się na relacji przełożony-podwładny, lecz należy również podkreślić, że mikrozarządzanie przebiega nie tylko na tej linii. Mikrozarządzający lider lub manager ingeruje w każdą, najmniejszą część organizacji. Tego typu osoba jest wszędzie. Możemy zadać sobie pytanie: Czy lubimy takich ludzi i czy dobrze nam się z nimi pracuje?

Negatywne skutki nadmiernej kontroli

Mikrozarządzanie jest destruktywne. W perspektywie czasu przesadny monitoring skutkuje licznymi, negatywnymi konsekwencjami dla funkcjonowania całego przedsiębiorstwa. Co więcej, paradoksalnie, nadmierna kontrola przyczynia się finalnie... do jej utraty.

Utrata kontroli

Jak to jest możliwe? Jeśli pracownik poddawany jest nieustannemu nadzorowi, w pewnym momencie zaczyna poświęcać swój czas oraz energię na szukanie sposobów unikania tej kontroli. W obawie przed krytyką taka osoba może przeinaczać bądź ukrywać dane, wyniki lub inne informacje albo je ograniczać dla własnego spokoju i zmniejszenia liczby irytujących pytań ze strony mikrozarządzającego szefa. Czy wobec tego ten ostatni będzie posiadał rzetelne dane, na podstawie których będzie mógł podejmować właściwe decyzje? Nie dość, że wnioski  tego kierownika będą naznaczone błędem, utraci w ten sposób kontrolę. 

Ograniczenie swobody działania i wypalenie zawodowe

Ograniczenie swobody pracowników może skutkować utratą ich chęci do podejmowania inicjatyw. Mikrozarządzający manager kontroluje całą firmę, a więc podaje kierunki działań zespołom. W pewnej chwili zaczyna się jednak dziwić, że zaangażowanie pracowników nie jest adekwatne do ilości pracy, którą on sam wykonuje. Jest to kolejna pułapka, w którą wpada lider tego typu, choć nie jest tego świadomy. Trudno bowiem, żeby pracownicy podejmowali inicjatywy, kiedy z tyłu głowy mają wyobrażenie możliwych konsekwencji. Myślą: Jeśli zgłoszę pomysł, który szefowi nawet się spodoba, i tak będę mieć cały czas kontrole z jego strony. To zdusi moje wszelkie działania. Nie chce mi się więc niczego zgłaszać. Co gorsza, może również zdarzyć się, że pracownicy będą odkładać nawet swoje podstawowe obowiązki i wpadną w sidła prokrastynacji.

Co ciekawe, ten sam manager zaznacza w ofercie pracy na dane stanowisko, że oprócz bogatego doświadczenia zawodowego, oczekuje od kandydatów także aktywności. Jednak postawa takiej osoby sprawia, że umiejętności i kwalifikacje zatrudnionych specjalistów nie są w pełni wykorzystywane. 

Termin wypalenie zawodowe jest powszechnie znany. Przyczyny takiego stanu są różne, ale za jedną z nich można uznać omawianą tu kwestię. Z początku pełni energii specjaliści z kolejnymi tygodniami lub miesiącami obcowania z mikrozarządającym managerem, tracą swoją werwę. Praca zaczyna kojarzyć się im z mechanicznym wykonywaniem zadań i bezcelowością.

Brak zaufania

W dalszym etapie pracownicy tracą zaufanie do swojego, stosującego mikrozarządzanie, szefa. Ten proces jest rozłożony w czasie. Jednak jest to ten sam czas, w którym firma powinna się rozwijać, zdobywać nowych klientów i podpisywać nowe kontrakty.

Wyobraźmy sobie, że prowadzimy samochód, a na miejscu pasażera siedzi nasz mikrozarządzający szef, który nieustannie zwraca uwagę, w jaki sposób powinniśmy prowadzić auto, a w skrajnym przypadku nawet chwyta za kierownicę i koryguje tor jazdy. Choćby dla własnego bezpieczeństwa powinien nam zaufać i pozwolić skupić się na prowadzeniu pojazdu. A teraz odwróćmy sytuację. Autem kieruje nasz przełożony, który okazuje się nieobliczalnym kierowcą, komentującym w niewybredny sposób zachowanie innych uczestników ruchu. Zarówno w pierwszym jak i drugim przypadku nie ufamy mikrozarządzającemu managerowi i myślimy już tylko o tym, żeby zakończyć podróż.

Rotacja i odejścia pracowników

Z naszego samochodu wysiadło zatem kilka osób, wsiadło kilka następnych, po czym też wysiadło, a za chwilę pojawili się nowi pasażerowie. Najgorsze jest to, że nasz “mikrokierowca” pozostaje święcie przekonany, że to właśnie on najlepiej jeździ samochodem i nie dociera do niego, że ludzie nie chcą z nim podróżować. Przenosząc to na grunt firmowy, pracownicy zaczynają szukać okazji do zmiany działu w firmie, do wykonywania zadań pod okiem innej osoby, a w skrajnej opcji - składają wypowiedzenia.

Czy mikrozarządzanie ma zalety?

Powyższy obraz jest dość mroczny i nie przyprawia o optymizm. Mimo wszystko należy zadać pytanie: Czy mikrozarządzanie posiada jakieś jasne strony? Tak, ale przede wszystkim wówczas, kiedy zespół jest mały, a projekt niewielki. W takiej sytuacji całościowy wgląd w proces jest wskazany. Pozwala to wyciągać dobre wnioski na podstawie danych. Jednakże nie zmienia to faktu, że jeśli styl managera będzie taki, jaki opisaliśmy wcześniej, wszystko i tak może prowadzić do katastrofy. Należy zatem jeszcze raz podkreślić, że zalety są, lecz tylko w kontekście patrzenia na projekt z lotu ptaka.

Mikrozarządzanie a dokumentacja i OKR-y

Kolejne pytanie, jakie powinniśmy sobie zadać brzmi: Czy coś z tym mikrozarządzaniem można zrobić? Wprawdzie można zacząć pracować nad mikrozarządzającym managerem i mieć nadzieję, że miękkie mechanizmy, w postaci rozmów, feedbacków, poprawy kanałów komunikacji, przyniosą skutki. Jednak o wiele lepsze wydaje się wprowadzenie procesów do zarządzania.

OKR

OKR, czyli cele oraz kluczowe wyniki (objectives and key results) są metodą zarządzania, wychodząca naprzeciw “potrzebom” micromanagementu, lecz pozbawioną znamion destruktywnej kontroli.

W jaki sposób przygotować OKR-y? Należy:

• zdefiniować kilka celów dla zespołu lub osoby, jednak ich liczba nie powinna przekraczać pięciu,
• dopilnować, aby cele były jak najbardziej możliwe do realizacji, ambitne, a ponadto, że będzie można je zmierzyć, 
• określić mierniki odnośnie do każdego celu,
• upewnić się, że wyniki będą prowadzić do czytelnych wniosków, na których podstawie będzie można zauważyć postępy.

Zazwyczaj OKR-y ustala się raz na kwartał. Niezbędne są więc cykliczne spotkania, aby przeanalizować wykonaną pracę. Zadania natomiast powinny być zrealizowane na poziomie 75%-80% (można je wtedy uznać za ukończone), bo jeśli zespół lub dana osoba osiągnie rezultat 100%, pokazuje to, że na następny kwartał można ustawić poprzeczkę wyżej.

Dokumentacja

Zamiast nadmiernej kontroli lepiej jest mieć spisane procesy. To doskonały sposób na to, aby “reguły gry” znajdowały się w jednym miejscu, dotyczyły wszystkich zainteresowanych i instruowały, w jaki sposób realizować dany projekt. Dzięki temu zaangażowanie mikrozarządzającego managera można ograniczyć do niezbędnego minimum. Ponadto każdy pracownik może wprowadzać uwagi do metody działań i proponować ulepszenia.

W Droptica dokumentacja jest ważnym elementem w skutecznym realizowaniu projektów. Na przykładzie tworzenia dokumentacji strony na Drupalu można zobaczyć, jakich narzędzi używamy do tego celu. 

Mikrozarządzanie w zespole - podsumowanie

Najważniejszy wniosek jest taki, że nie ma sytuacji bez wyjścia. Mimo że współpraca z mikrozarządzającym managerem kosztuje wiele energii, warto wskazać szefowi konkretne - jak przytoczone powyżej - rozwiązania, argumentując, że jego wgląd w pracę zespołu będzie dokładniejszy, a wyciągane wnioski bardziej konstruktywne.